Die Unternehmensgruppe Plate Bueromaterial Vertriebs GmbH setzt auf individuelle Open-Source-Loesungen

Die Unternehmensgruppe Plate Büromaterial Vertriebs GmbH ist ein hanseatisches Familienunternehmen in der 5. Generation. Die Firmengruppe beschäftigt heute über 300 Mitarbeiter und verkauft im Jahr für rd. 100 Millionen € "Alles Gute für das Büro". 

Jeder Standort besaß ursprünglich eine eigene heterogene Infrastruktur, die durch nur drei Mitarbeiter deutschlandweit betreut werden musste. Zum Einsatz kamen unterschiedliche Windows-Betriebssysteme, die allerdings ein separates Netz verband, da die Warenwirtschaft auf einer UNIX-basierten Data General-Mainframe-Anlage lief. Es gab keine zentralen File- und Mail-Server. Groupware-Applikationen kamen ebenfalls nicht zum Einsatz. Telefon, Fax und temporäre ISDN-Datenverbindungen übernahmen die Kommunikation zwischen den Standorten. Die Modernisierung setzte einen kompletten Neuaufbau der IT-Infrastruktur voraus.

Plate Büromaterial und DECOIT verfolgten bei der grundsätzlichen Erneuerung und Konsolidierung der vorhandenen Infrastruktur die Ziele, die System- und Datensicherheit zu verbessern, die Verfügbarkeit zu erhöhen, den administrativen Aufwand deutlich zu reduzieren und einen einheitlichen und sinnvollen Funktionsumfang für alle Benutzer zu schaffen. Um die einmaligen Investitionen und die kontinuierlichen Kosten für die Pflege der Infrastruktur so gering wie möglich zu halten und gleichzeitig mit einer offenen, auf Standards basierenden und sicheren IT die Abhängigkeit von Herstellern zu verringern, entschieden sich die Verantwortlichen für eine konsequente Linux-Strategie.

Um ein zentrales Management zwischen den Mitarbeitern zu ermöglichen, wurde die Einführung einer Groupware in Erwägung gezogen. Diese sollte Linux-basiert sein, keine Lizenzkosten für die reine Nutzung nach sich ziehen und auf spezielle Anforderungen von Plate Rücksicht nehmen. Aufgrund dieser Anforderungen war man schnell bereit sich die Lösung OSGA näher anzuschauen und startete einen Pilottest. Dieser Test verlief erfolgreich. So konnten Aufgabenteile, die vorher die Warenwirtschaft angeboten hatte, in die Groupware integriert werden (z.B. Aufgabenverteilung und Notizen). Auch die Anbindung der unterschiedlichen Standorte und Firmen wurde durch eine Anpassung der Softwarelösung effizient umgesetzt. Das Help-desk-System, um Fehler in verschiedenen Projekten an das zuständige Unternehmen einzutragen, rundete das Gesamtportfolio ab. Das Anrufermodul ermöglicht es jetzt aus der Zentrale die Anrufer per E-Mail an den jeweiligen Teilnehmer weiterzugeben. Dies wurde früher über Faxe realisiert. Auch Kalendereinträge können jetzt für unterschiedliche Gruppen verwaltet werden.

Plate besitzt durch OSGA jetzt eine zentrale Organisationsmöglichkeit, die die übergreifende Kommunikation mit den unterschiedlichen Standorten erstmals ermöglicht. Ein nächster Schritt wird die zentrale Auswertung von Vertriebslisten sein, um den Vertrieb einheitlich organisieren und die Ergebnisse zentral auswerten zu können. Weitere Anforderungen können aufgrund der Flexibilität von OSGA einfach und schnell integriert werden. Es sind hier keine Grenzen gesetzt.